新形势下企业办公室工作浅析

企业办公室作为直接为领导服务的综合性部门,在企业的各职能部门中,具有特殊的地位和作用。随着市场经济竞争加剧,企业的工作遇到了前所未有的复杂性、多变性和竞争性,也给企业办公室工作提出了更高更新的工作要求。企业将在更广阔的领域,更深的层次参与市场竞争,这就要求办公室的每一个工作人员必须视野更加开阔,反应更加敏捷,知识更加丰富,工作更加扎实,服务更加到位。在新形势下企业办公室工作,就是要以“三个代表”重要思想为指导,围绕“三个服务”,强化参谋意识、服务意识、效率意识、质量意识,努力实现观念创新、机制创新、管理创新和工作方式方法创新。具体地讲,就是为领导、为机关、为基层提高服务质量和水平,为领导发挥参谋作用和助手作用,形成一个办事高效、运转协调的统一整体。努力达到领导满意,机关满意,基层单位满意。
一、转变思想观念,增强服务意识,努力提高服务水平
面对新的形势,办公室工作人员必须进一步解放思想,转变观念。观念不变,思想陈旧,就跟不上形势的发展。要与时俱进,大胆创新,不断拓宽工作思路,改进工作方法,努力建设一支高素质的管理队伍,以高效率的工作机制,高水平的服务,当好领导的参谋助手,不断提高工作质量和服务水平,以适应新形势的需要。
行政管理和服务工作是办公室工作的重要组成部分。它有突出的服务性,不仅涉及单位内部,而且涉及单位外部;
不仅涉及到领导,而且涉及一般同志及其家庭。如何进一步提高服务工作水平?关键是要提高主动服务的意识。办公室人员既是管理人员,又是服务人员,要增强工作人员的责任感,强化为基层、为机关、为领导服务的意识,提高工作的热情和主动性。办公室人员是机关的“采煤工”,工作很辛苦,收入较低,要为工作人员创造一个好的工作和生活环境,在工作上给予关怀,在生活上给予照顾,政治上给予关心,在入党、招聘等方面要给予优先考虑,为他们创造条件,让他们尽心尽力,心情舒畅的做好服务工作。要改进接待工作。接待工作是一个重要窗口,代表着一个单位的形象,无论是外来领导还是一般人员,都要服务热情,把热情、周到贯穿到接待工作之中,使外来人员感到亲切、亲近,通过办公室来展示,努力塑造本单位的良好形象。
二、充分发挥助手作用,为领导提供决策服务
面对繁重艰巨的改革、发展、稳定任务,各级领导对办公室决策服务质量的要求越来越高。作为办公室管理人员必须充分发挥参谋助手作用,努力做到报信息有质量,提建议有价值,拟文稿有创意,使办公室真正成为领导决策的高效工作机构。要做到这一点,就要抓好三个关键。
一是要围绕企业关心的重大问题抓好调查研究这个关键,为领导决策提供真实情况和可靠依据。要做到这一点,就要注意研究上级的方针政策如何与本单位实际相结合,注意收集整理、分析研究、学习借鉴兄弟单位在改革开放、经济发展中的重大举措和成功经验,注意了解掌握重大带有倾向性、苗头性问题,及时向企业领导提供有分析、有建议的高质量信息,特别是要重点抓好重大紧急信息汇报工作。要增强敏锐性、超前性,善于捕“风”捉“影”,做到领导未谋有所思,领导未闻有所知,眼观六路,耳听八方,确保领导耳聪目明。
二是要抓好为领导提供指导性、针对性、可操作性强的工作预案这个关键,也就是文稿起草工作,为领导提供高质量有分量的文稿。要做到这一点,就要加强对重要文稿的预测,早作准备,加强集体研究,力求文稿写得全面、系统。同时还要把握主要领导的工作思路,强调的观点,研究领导的讲话风格和特点,尤其是注意研究领导同志亲自修改过的文稿。要善于学习和积累资料,打好基础,把文稿起草过程作为辅助领导理清思路、安排工作、科学决策的过程,在文稿起草中为领导出主意、当参谋。特别是要根据领导的工作思路和意图,创造性地做好决策预案的起草工作。与此同时,还要注意培养文字工作骨干。据笔者了解,相当一部分单位缺乏文字工作骨干人员,报送上级的材料、文稿质量不高,几经修改,仍不符合上级的要求,有些急用材料,只有应付了事,一些有专业文字功底的人才不愿到煤矿工作。现在从事文字工作的人员大部分是“土秀才”,办公室要注意培养文字工作人员,进一步提高文字服务工作的层次,使办公室真正成为各级领导的参谋部、智囊团。
三是要抓好工作部署贯彻落实这个关键。抓落实是新时期办公室的主要工作任务,党的各项方针政策和上级的各项工作任务都是通过各级领导向群众贯彻落实的,办公室人员要牢固树立协助领导抓落实的意识,不断加大督查力度,改进督查工作方法,建立有效的督查运行机制。要紧紧围绕企业的中心工作,在牵动全局的重点问题上加大力度,在落实不够的难点问题上加大力度,在典型推动的亮点问题上加大力度,在反映强烈的热点问题上加大力度,做到凡是领导决策的问题,一抓到底,不解决不撒手;
凡是领导交办的事情,一件一件按时完成,不推迟延误;
凡是基层和群众反映的问题,件件有回音,条条有落实。要善于通过督促检查发现问题,揭露问题,及时反馈决策落实过程中的各种情况,提出改进工作、促进落实的意见和建议,推动领导决策和工作目标的实现。
三、建立一个办事高效、运转协调的运行机制
办公室在机关中处于中枢地位,无论是政务服务还是事务服务,无论是办文还是办事,无不与全局有着密切的关系,稍有不慎,就会给工作带来影响,造成被动。因此,必须努力建立高效率的运行机制,进一步提高办公室的整体功能和效率,做到高效、严谨、规范,建立一个运转协调的运行机制,确保企业日常工作正常运转。
高效,就是要雷厉风行,说办就办,今天的事情今天办,不拖拉,不过夜,不隔天,工作节奏快,运转速度快。提高工作的主动性和超前性。
要建立完善的岗位工作责任制,合理科学地确定内部分工、任务衔接和业务联系,做到岗责明确,任务到人。凡属于自己职责范围内的工作决不能推给别人,坚决克服推诿扯皮、不负责的现象。要把推进事务工作程序化作为确保日常工作高效有序运转的重要基础性工作来抓,理顺工作关系,缩短办事流程,使各个岗位有序运作,各个环节紧密配合、协同推进。
严谨,就是要认真细致,高标准,严要求。办文工作从起草、印刷、传阅、分发到存档,每个环节都要建立严密的制度,保证文件及时、准确、安全传递,做到上情下达。办事要领会领导的意图,充分征求领导意见,既要办妥、办好,还要达到领导满意,并做到事后向领导汇报。办会工作要考虑到方方面面的因素,预想到各种可能的情况,做到准备充分,安排周到。值班工作必须实行24小时值班制度,严禁空岗脱岗,确保上情及时下达,下情及时上报,确保信息不中断。保密工作无小事,要慎之又慎。不该问的事不问,不该说的事不说,做到守口如瓶。对机要文件的办理既要讲求时效,更要注意准确,确保安全无事故。对车辆要加强管理。一是保证行车安全,二是保证领导用车。
规范,就是要严格程序,坚持按规定办事。没有规矩,不成方圆。凡是能够建章立制的工作,都要以制度的形式固定下来,靠制度管事管人,做到凡事有人负责,凡事有章可循,凡事有据可查,凡事有人考核,用制度规范工作人员的工作程序和行为。要不断组织工作人员认真学习各项规章制度,教育大家增强规范意识,懂规范,讲规范,自觉遵守各项规章制度,按规范办事,切实把办公室各项工作纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道。
运转协调,就是办公室人员要团结一致,顾全大局,心往一处想,劲往一处使,拧成一股绳,形成合力。不能各吹各的号,各弹各的调,不能自行其是。做到要“补台”,不“拆台”,要“补位”,不“越位”。使办公室形成一个关系融洽,统筹兼顾,办事高效,运转协调的统一整体。
四、加强学习,与时俱进,不断提高办公室人员综合素质
办公室无论是当好参谋助手,发挥总体协调作用,还是承上启下,突出工作枢纽地位,都必须有一支素质高、业务精、战斗力强的管理队伍。
建设一支高素质的管理队伍,最重要的是把学习放在首位。学习是提高素质的根本途径。只有不断地加强学习,才能不断保持政治上的清醒与坚定,才能不断提高工作能力,适应新形势下办公室工作的需要。学习内容既要丰富全面,又要与时俱进,既要认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论及“三个代表”重要思想,坚持不懈地用科学的理论武装头脑,不断增强政治敏锐性和政治鉴别力,自觉做到在思想上、行动上始终与上级保持高度一致;
又要重视业务学习,从基本功练起,认真学习党的路线、方针、政策,学习现代科技与管理知识,办公室业务知识等,夯实业务功底。要适应新的形势,就必须加强对新知识的学习和掌握,全面提高办公室工作人员的综合素质,使办公室每位同志(本文权属文秘之音所有,更多文章请登陆www.wm338.com查看)都成为“一专多能”、全面发展的复合型人才。
建设一支高素质的管理队伍,要加强对办公室工作人员的管理与教育,严格要求,严格管理。教育工作人员带头廉洁自律,勤政为民,爱岗敬业,默默奉献,踏实工作,任劳任怨,替群众说话,为群众办事,用实际行动维护党在人民群众中的威信,在人民群众中树立良好形象。
总之,办公室工作无小事,做好办公室工作要充分发挥每一个工作人员的主观能动性,充分调动他们的工作积极性,不为名,不为利,踏实工作,不求表扬,全身心地投入到各项工作中去,不断提高服务质量和工作水平,努力达到领导、机关和基层的满意。